[原创转贴] 按过程编写文件技巧初探

情绪点子

2003年8月份，去云南审核几家交通运输集团。说集团，真可谓实至名归，几家是什么都做：短途客运，长途客运，高速快运，货运，仓储，车站，汽车维修，汽车销售，汽车零部件销售，汽车检测，加油站，甚至有的集团还有医院，宾馆，建筑公司，旅行社等。这么庞杂的企业，居然也只申请一张证书，所以审核过程中，我们格外关注企业体系文件对生产（或服务提供）过程的识别与控制规定。

    几家集团都是请的北京一家咨询公司作辅导，遗憾的是咨询公司派出的咨询师水平极为有限，机械地拿来一套制造企业的体系文件照套，文件结构依旧是按94版的模式，对照标准条款编写程序文件，所以只能在7.1，7.5.1，8.2.1，8.3等条款的程序文件中分述不同生产或服务过程的控制要求，不但累赘，遗漏多多，而且打乱了各生产（或服务提供）过程内部的有机联系，不便于实际使用。审核过程中，我们审核组几位不住地皱眉。

    按条款编写程序文件，是94版时期传下来的习惯模式，这种方法对于制造业等仅具有单一的生产（或服务提供）过程的企业，无疑是适合，而且是先进的，它可以对生产（或服务提供）过程的各个要点（或称要素）都展开为程序文件来进行描述和规定。（例如如何进行工艺策划，如何进行合同评审，如何进行生产过程控制，监视测量如何实施，不合格品如何处理等。）

    但对于上述交通集团这种有多个生产（或服务提供）过程的企业，由于个过程的性质，特点等各不相同，也很难适用于相同的控制方法，因此，若按照按条款编写程序文件的方法，最理想的方法莫过于对每一个过程各编制一套程序文件，但那样的话，文件结构又实在过于复杂。而现在通行的做法，也就如上述交通集团的做法，在每一个程序文件中分述不同生产或服务过程的控制要求，但这样一来，文件体系就变得很不清晰，使用起来也极为不便。

    如今，具有多个生产（或服务提供）过程的企业（诸如大多数服务类企业）申请认证的越来越多，因此，探索一套行之有效的文件编写模式，提供给广大贯标工作者参考，也就甚有必要。笔者在长期的认证工作中，也总结出两套自认为较为可行的方法，都是采用按过程编写文件的方法，在此提出，请各位同行指正。

    第一种，适用于没有二级生产单位的企业，质量手册简略编写，提纲挈领；标准要求的6个程序单独编写，其余的就按各个过程编写程序文件，（诸如《汽车维修过程控制程序》、《货运控制程序》、《站务服务控制程序》等），对每一个过程的程序文件，都可以按照下列思路编写：

    方针、原则（5.3）→控制目标(5.4.1) →职责划分(5.5.1) →资源提供（6）→策划(7.1)→合同评审(7.2)→设计开发(7.3)→采购(7.4)→过程控制(7.5)→监视与测量的实施(8.2.3/8.2.4/7.6)→不合格品处理(8.3)→顾客满意监测(8.2.1)→信息统计分析(8.4)→纠正预防措施(8.5.2/8.5.3)

    第二种，适用于二级生产单位比较独立的企业，总公司只编写质量手册，重点在于5.3，5.4.1，5.5，5.6，8.2.2，8.5.1等章节；各二级单位编写《管理手册》，对本二级单位所负责的生产（或服务提供）过程进行策划与控制规定，必要时，编制发放本二级单位的程序文件。对于这种情况，各二级单位可以组织本单位内部的质量方针/目标建立与评审，内审，管评等活动以改善过程绩效。

cjsppaa

高人高见！谢谢！！

weilili

谢谢！！ 有启发

hansin

有所启发。

fangquan

有这样想过,但不敢这样做.

zhaokai221

不错吗

说得好