无锡安心 发表于 2004-6-7 01:48:38

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监督审核要紧紧抓住企业的特点
    2000版ISO9001标准对QMS的要求比94版要求深入得多,但有许多企业虽然按2000版标准建立了QMS,但对许多过程的要求仍停留在94版的水平上。这就要求我们审核员,在审核中严格坚持2000版标准,紧紧抓住企业的特点,识别清楚企业的关键过程,特殊过程,更好地提高审核的有效性。
一次审核不可能将企业存在的所有问题都解决掉,因此审核组长应能及时将收集到的信息、数据进行有效地处理,较好地识别出此次审核应解决的问题,向组员布置应着重收集的证据、信息,作为本次审核的重点。审核管理层时,也应紧紧扣住这些主要问题,以便引起管理层的注意。
审核最高管理层的时机,我认为放在其它审核任务完成后再进行效果会好些,审核方法以交谈为主,随时索取与审核内容相关的资料,如(7.1)关于与产品变化有关的资料,(5.6)管理评审有关资料及对QMS的改进(8.5),顾客反馈的情况(5.2,8.2.1),一年来QMS的变化(5.4.2及5.5),质量方针、目标适应性及实现情况(5.3,5.4.1),对资源配置的改进(6.1),向领导层了解对QMS改进的认识(8.1),要针对此次审核发现的问题进行提问。审核时,应注意提出问题的真实性、连贯性,交流问题时友善的气氛及和谐性,使双方有心对心的交流,为解决有关问题制造良好的条件,为以后与领导层的交流打下良好的基础,使成功的审核成为事实。希望审核组长真正作好领导层审核的准备,千万不要按标准条款生硬的提问,或不联系企业实际去发问……审核时间安排要留有余地,监督审核一般也不能少于2.5小时,对于初审和复评在3.5小时左右才能充分交流不至于走过场。本人几年来对领导层审核非常重视,准备较充分,问题较有针对性,得到领导层的认可效果较好,为双方建立良好关系奠定了基础。
2000版标准要求审核员要学会应用PDCA的方法,对每个过程的审核均需按PDCA进行:注意每个过程的策划、实施、开展的活动及投入的资源,输出是什么……不能采用94版的审核方法,只注重查资料、文件和质量记录,而忽略过程有效性的审核……
审核、监督审核必须由专业人员审核生产和服务提供过程,特别要注意关键过程:人、机、料、法、环、测的审核,不能走过场。要抽样查到所有证据(7.5.1)。对特殊过程应该引起足够重视,是否经过确认,证据是什么,是否达到(7.5.2)标准的要求。对特殊过程的识别是否充分,控制是否有效。对于外包的识别充分否?外包过程是如何实施控制?在QMS文件中描述清楚吗?查到的证据充分吗?这是2000版ISO9001标准增加的内容,不能遗漏。
对于(6.2.2)培训的审核,要从培训需求入手,在主管部门去查,如何策划的,查到培训计划,对需求的适应性,查到每项培训对师资、教材的要求,时间安排……的合理性,同时查到培训效果如何验证,如果只用考试成绩来衡量培训的效果是不够的,有些培训还应有实际操作的考核,学习知识的总结或应用的情况,这些信息都应在主管部门得到证实,尽管有些考核是在使用部门进行,但信息应传递到主管部门,应做到闭环控制。
关于数据分析(8.4)的审核,对提高企业管理水平推动较大,审核员应注意数据、信息收集的时效性,充分性、可靠性。不能把日常有关记录作为数据分析的证据,要看到8.4要求的4个方面的数据是否收集了,汇总了,分析后将结果是否用于改进QMS?采用的统计技术是否合理?是否经过数据分析,制定了纠正措施?从数据分析中,发现了哪些规律,并制定了预防措施,从而改进了QMS。
我审核的一个“软件系统集成”企业,他们将软件设计和系统集成过程中发现的大量数据汇总起来,并设计一个专用软件,在不同现场将各种信息、数据收集起来,当未达到策划的要求时,则向不同级别的管理者报警,各级领导必须给予解决,当下级领导不能按规定有效解决时,则会自动向最高管理层报警,马上会采取有效措施,否则下一活动则不能进行。这就是建立了有效报警系统的数据分析。其中质管人员、质检人员均进行了有效地工作,他们对于生产、设计而言大大提高了管理效率,是公共的第三方,数据、信息是可靠的,对该组织的有效管理起到很大作用。
北京天坛股份公司在数据分析上也有了突破性进展。他们的业绩考核与日常管理完全结合起来,把QMS运行有效地与日常管理结合起来,再也不是两层皮了。各个生产车间、班组,每日按规定汇集大量报表,产品、产量、成本消耗定额,不合格品数量、分类及原因分析,造成的损失,顾客返修产品数量、型号、外部损耗及顾客的反馈信息、对外顾客服务的所有信息,均有各种表格填报,经过专门的汇总、处理,再分别汇总到质管部,由主管部门汇总、分析变成集团公司的数据、信息,向最高管理层传递,是领导层作出决策的依据。并发放给各生产服务单位,转化为月度考核的根据(与质量目标完成情况直接挂钩),从而实现了组织持续改进。
几年来,随着我国认证事业的发展,各个组织对ISO9001标准的理解也日趋深入,对审核员的要求也越来越高,如果审核员走过场,则不会得到受审核组织的认可和谅解,甚至会受到投诉。在今年认证企业经验交流会上,有些组织明确指出××、×××等审核员不受欢迎,而对有些审核员评价很高,难道这不应该引起我们的反思吗?提高我们的审核能力是自身的需要,也是事业的需要,否则就有被淘汰的可能,努力吧!争取成为受欢迎的审核员,同时也就提高了审核的有效性。
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